Cómo se hacen las facturas en Factoo (explicado paso a paso)

Los artículos que he ido publicando acerca de cómo facturar sin ser autónomo han tenido una acogida bastante buena; colocándose por si mismos entre las entradas más visitadas del blog. Así pues, para daros más datos al respecto (y para aprovechar el tirón, claro está), voy a mostraros paso a paso cómo se hacen las facturas con Factoo. Un punto por el que más de uno de vosotros me ha preguntado, así que ojo.

Lecturas previas

Si habéis llegado aquí sin saber a ciencia cierta qué es Factoo os recomiendo que antes de nada echéis un vistazo a los siguientes artículos (os ayudarán a situaros):

• Cómo darse de alta en Factoo
• Cómo facturar sin ser autónomo: cooperativas de trabajo asociado
• Cómo facturar sin ser autónomo: no pagar el RETA

Proformas de Factoo: peculiaridades del proceso de facturación

Si alguna vez habéis hecho una factura como autónomos o como empresa sabréis que básicamente tenéis que rellenar el documento de marras y mandárselo al cliente para que lo abone. Pues bien, sabed que en Factoo la cosa no funciona exactamente así, por lo que antes de seguir quiero explicaros cómo es el proceso.

Primero de todo vais a tener que crear una factura proforma. ¿Qué son las facturas proforma? Básicamente el mismo documento que la factura, pero con la salvedad de que no contabilizan. Es decir, que básicamente se emplean para realizar presupuestos.

En el caso de Factoo tendréis que crear una factura de este tipo con los datos, mandársela al cliente para que os diga si todo está en regla, “cerrar” el documento y esperar a que os lo validen desde la cooperativa. Una vez hecho esto volvéis a mandar el documento al cliente y esperáis a que pague. Cuando se reciba el pago la cooperativa emitirá la factura definitiva y podréis mandársela al cliente.

Nota: no es necesario que hagáis el primer envío de la factura proforma al cliente, pero sed conscientes de que una vez validada por Factoo, si hay algún error y hay que hacer cambios o eliminar el archivo, se os cobrará una sanción de 32 euros.

Cómo se hacen las facturas en Factoo. Explicado paso a paso.

Una vez explicados los pormenores vamos a ver cómo se hace una factura en Factoo (doy por hecho que ya os habéis registrado):

• Primer paso: firmar el documento de prevención de riesgos laborales (PRL)

  

  Da igual que seáis programadores, actores, exorcistas o albañiles, ya que si trabajáis a través de Factoo tendréis que firmar el documento de prevención de riesgos laborales. Para ello id al apartado correspondiente que hay a la izquierda del panel del asociado y generad el contrato haciendo clic en el botón que os señalo en la imagen. Cuando lo descarguéis y firméis no tendréis que hacer más que escanearlo y subirlo nuevamente clicando en el botón oportuno.

  Nota: a la hora de preparar el archivo haced un único PDF con todo el contrato, ya que la página solo os permitirá subir una imagen/pdf. De hecho esto no lo sabía y tuve que arreglarlo después recurriendo al servicio de atención al asociado.

  Cuando os validen el documento podréis pasar al segundo paso.

• Segundo paso: crear clientes

  

  Ahora toca configurar las fichas de los clientes; lo que os permitirá rellenar este campo más adelante en las facturas.

  Para esto tendréis que recurrir nuevamente al menú general del panel del asociado y acceder a la zona correspondiente. Vamos, que hagáis clic donde pone “Clientes”. ¿Ya? Pues id donde pone “Nuevo cliente” y rellenad los campos que os piden (CIF, Denominación, dirección, etc.).

• Tercer paso: crear jornadas

  

  En este punto básicamente tendréis que indicar por cuántas horas queréis que Factoo os inscriba en el Régimen General de la Seguridad Social. Se supone que debe coincidir con el número de horas que hayáis dedicado al trabajo en cuestión.

  Ahora bien, no podréis poner lo que os de la gana, pues Factoo maneja una base mínima. Lo que quiere decir que como poco tendréis que cotizar 8 horas por cada 210 euros facturados; pudiendo hacerlo de manera proporcional a ese importe si ha sido menos tiempo. Por ejemplo, ¿habéis trabajado 4 horas? Pues tendréis que facturar un mínimo de 105 euros.

  Para rellenar este asunto tendréis que hacer clic en el botón “Nueva jornada” que os encontraréis en el área “Jornadas” del panel del asociado.

• Cuarto paso: crear la proforma

  

  Ahora es cuando viene lo interesante, pues aquí es donde tendréis que configurar la factura (o más bien la factura proforma). Entrad en el área de facturas y haced clic en el botón “Crear Factura”.

  La mayoría de campos son bastante obvios: escoger al cliente, escoger la jornada que acabáis de crear, concepto, etc. Pero claro, también los hay que pueden ser confusos.

  Donde pone “distribución horas” os recomendaría que lo dejarais en 100 (se os pregunta qué porcentaje de la jornada seleccionada corresponde a esta factura). En IRPF lo correcto sería indicar un 2%, pues es la retención que aplica con los contratos temporales. Con la “fecha de vencimiento” mucho ojo, pues si no la pagan a tiempo tendréis que abonar vosotros (por eso recomiendo dejar un mes de margen). Y en lo que respecta al modo de pago tened en cuenta que las transferencias llegarán a la cuenta de Factoo, ¿bien?

  Cuando hayáis rellenado todo haced clic en “Guardar”. Veréis que se os ha generado una proforma que podréis modificar sin problema alguno (si es que hay algo mal colocado). De hecho es esta la que os decía más arriba que teóricamente hay que mandar al cliente para que de el visto bueno (yo no lo hago, pues compruebo las cosas mil veces y no quiero ser un pesado con mis clientes -a pesar de que me pueda comer una sanción de Factoo-).

• Quinto paso: cerrar la factura proforma y mandársela al cliente

  

  ¿Habéis comprobado que todo esta bien? Pues en la zona de facturas (y haciendo clic en “Proformas Abiertas”) buscad el documento que habéis creado y haced clic en el botón “cerrar” que veréis a la izquierda. Tendréis que esperar unas horas a que Factoo os lo valide.

  Cuando os llegue la confirmación de que todo está bien mandad el archivo a vuestro cliente y decidle que tiene que pagar en la cuenta que pone en el documento indicando como concepto el número de proforma. Si no es así podría no quedar registrado el pago (se puede evitar esto seleccionando como forma de pago la tarjeta).

• Sexto paso: factura definitiva

  Una vez Factoo reciba el pago os mandará un correo electrónico confirmándolo e indicándoos que ya tenéis la factura final disponible en la plataforma. Para mandársela al cliente tendréis que descargarla metiéndoos en el área “Facturas” del panel del asociado; os aparecerán todas las facturas ordenadas junto con un botón que dice “Imprimir”. Haced clic ahí y seleccionad la opción de “imprimir en PDF” o el equivalente que tengáis configurado en el ordenador.

¡Y ya está! Así de fácil es hacer una factura con Factoo (y no, no me pagan por decir esto).

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